Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
In deze privacyverklaring lees je hoe YBS Lifestyle Coaching met je persoonsgegevens omgaat. De verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:
Arrfa Amsterdam (handelend onder de naam YBS Lifestyle Coaching)
Emmy Afra Mols, eenmanszaak
Beatrixstraat 5A, 4486 AE Colijnsplaat, Nederland
E-mail: ybs.support@arfaamsterdam.com
KvK-nummer: 99976196 · Btw-identificatienummer: NL005422221B08
Vragen over je gegevens? Mail naar ybs.support@arfaamsterdam.com.
Welke gegevens we verzamelen
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en, als je ons daar benadert, je Instagram- of TikTok-gebruikersnaam.
- Boekingsgegevens: de datum en tijd van je consult en de antwoorden die je geeft bij het boeken via Acuity Scheduling.
- Antwoorden op het intakeformulier: je doelen, routine, training, slaap en levensstijl. Daaronder vallen ook gezondheidsgegevens: hormonen en cyclus, voeding en eetgewoontes, medicatie en mentale gezondheid. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens volgens de AVG en die verwerken we alleen met je uitdrukkelijke toestemming (zie hieronder).
- Je programma en voortgang: je persoonlijke programma (pdf), check-in formulieren, gespreksnotities en berichten tijdens je coaching.
- Betaalgegevens: naam, bedrag, datum en de rekening waarmee je betaalt (PayPal, Tikkie of bankoverschrijving). We zien of bewaren nooit je kaartgegevens of bankwachtwoorden.
- Berichten: wat je ons stuurt via e-mail, WhatsApp, Instagram of TikTok.
- Voor cliënten van 16 of 17 jaar: de naam en contactgegevens van een ouder of voogd, en diens toestemming.
- Websitegebruik: anonieme bezoekersstatistieken, alleen als je statistieken accepteert (zie onze cookieverklaring).
Waarom we ze gebruiken en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je gratis consult inplannen, je programma maken, coaching en check-ins | Uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b) |
| Je gezondheidsgegevens gebruiken om je programma persoonlijk te maken | Je uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a), gegeven met een apart vinkje in het intakeformulier. Je kunt die toestemming altijd intrekken. |
| Betaalverzoeken, facturen en boekhouding | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en onze wettelijke plicht om een financiële administratie te bewaren (art. 6 lid 1 sub c) |
| Vragen en berichten beantwoorden voordat je cliënt wordt | Ons gerechtvaardigd belang om je te kunnen antwoorden (art. 6 lid 1 sub f) |
| Anonieme websitestatistieken | Je toestemming (art. 6 lid 1 sub a) via de cookiebanner |
Trek je je toestemming voor gezondheidsgegevens in, dan kunnen we je programma daar niet meer op afstemmen. Het kan zijn dat we de coaching dan niet kunnen voortzetten. Wat we vóór het intrekken hebben verwerkt, blijft rechtmatig.
Minimumleeftijd en cliënten van 16 of 17 jaar
We coachen cliënten vanaf 16 jaar. Bij cliënten van 16 of 17 jaar vragen we toestemming van zowel de cliënt als een ouder of voogd, en gaat de ouder of voogd akkoord met de coachingsovereenkomst. Een ouder of voogd kan altijd contact met ons opnemen over de gegevens die we bewaren.
Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige van deze partijen zijn gevestigd in, of bewaren gegevens in, landen buiten de Europese Economische Ruimte, zoals de Verenigde Staten en Australië. In dat geval baseren we ons op de waarborgen die de AVG vereist: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework, voor partijen die daaronder zijn gecertificeerd) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die de partij aanbiedt.
Hoe lang we je gegevens bewaren
- Intakeantwoorden, gezondheidsgegevens, je programma en check-ins: zolang je coaching loopt en tot 2 jaar daarna, zodat je kunt terugkomen zonder opnieuw te beginnen. Daarna verwijderen we ze. Je kunt ons vragen ze eerder te verwijderen.
- Financiële administratie (betaalverzoeken, betalingen, facturen en je geaccepteerde aanbod): 7 jaar, omdat de Nederlandse belastingwet ons verplicht onze administratie zo lang te bewaren.
- Berichten en vragen die niet tot coaching hebben geleid: maximaal 6 maanden.
- Toestemming van ouders bij cliënten van 16 of 17 jaar: zolang we het dossier van de cliënt bewaren.
Hoe we je gegevens beschermen
We gebruiken sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie op onze accounts, houden de toegang tot cliëntdossiers bij onszelf, delen geen gezondheidsgegevens via kanalen die we niet nodig hebben en verwijderen bestanden die we niet meer nodig hebben. Als een datalek ooit een risico vormt voor je rechten, melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou als de wet dat vereist.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen en gegeven toestemming in te trekken. Mail naar ybs.support@arfaamsterdam.com, dan reageren we binnen een maand. We kunnen je vragen eerst je identiteit te bevestigen. Waar de wet ons verplicht een financiële administratie te bewaren, kunnen we die gegevens niet verwijderen voordat de 7 jaar voorbij zijn.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.
We nemen geen geautomatiseerde besluiten over je en maken geen profielen van je.
Wijzigingen in deze verklaring
We kunnen deze verklaring aanpassen als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan laat de laatste versie zien. Huidige cliënten informeren we over belangrijke wijzigingen.